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Psicología Organizacional



 

EL ANÁLISIS DE PUESTO

 

Por Jorge Everardo Aguilar Morales 

 

 

 

1.       El análisis de puesto  es el procedimiento por el cual se establecen las obligaciones y habilidades que requiere un puesto y las características que debe cubrir la persona que debe ser contratada para ocuparlo. La información que se genera sirve para elaborar la cédula de descripción de funciones.

2.       La descripción de funciones es un documento base para poder realizar,  el reclutamiento y la selección de personal, la evaluación del desempeño, la capacitación, establecer compensaciones y asegurar que el trabajador cumpla con sus responsabilidades.

3.       La elaboración del análisis de puesto implica la realización de los siguientes pasos:

o       Determine para que usará la información.

o       Recupere la información que la empresa tenga al respecto: organigramas, contratos, procedimientos, funciones, etc

o       Selecciones lo puestos que analizará.

o       Realice el análisis con el procedimiento que haya determinado.

o       Repase la información obtenida con los ocupantes del puesto y con sus jefes inmediatos.

o       Prepare e imprima el documento final.

4.       Existen varios métodos realizar un análisis de puesto

o       Entrevistas: En este procedimiento se realiza una entrevista con el empleado que conozca mas sobre el puesto, con un grupo de empelados y/o con el supervisor.

o       Cuestionarios: Aquí se pide a los trabajadores que contesten unas preguntas en donde expliquen las características del puesto que ocupan.

o       La observación: En este método se acude directamente al escenario en que se desempeña el trabajador y registran las tareas que realiza.

o       Incidentes críticos: Se registran las situaciones que generan problemas en las actividades cotidianas  y se incluyen en las funciones de los trabajadores.

o       Bitácora: Se pide al trabajador que realice un registro de las actividades cotidianas que realiza.

o       Consulta de planes de estudio: Una forma de mantener actualizado los puestos es revisar planes de estudio de carreras técnicas o universitarias relacionadas con los puestos que existen en la empresa y luego verificar si los puestos existentes tiene esa información. Revisar algunos contratos colectivos de trabajo ya existentes puede también se de mucha utilidad

o       Consultar los catálogos nacionales de ocupaciones que en cada país  o estado se han elaborado, por ejemplo: el Occupational Outlook Handbook elaborado por el departamento del Trabajo de los Estados Unidos o el Catálogo Nacional de Ocupaciones elaborado por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social en México.

5.       Existen varias encuestas estandarizadas para elaborar el análisis de puesto. Position Analysis Questionaire (PAQ) desarrollado por McCormik en 1992,  el Occupational Analysis Inventory   de Cunningman, Boese, Neeb y Pass, el Common Metric Questionaire (CMQ)desarrollado por The Psychological Corporation y el Work Profiling System (WPS) desarrollado por Saville y Holdswoth Limited.

6.       Hoy en día se cuestionan los métodos tradicionales para la elaboración del análisis de puesto, el interés se ha centrado mas en la descripción de contenidos ocupacionales en lugar de descripciones exhaustivas de puestos, sobre todo por los requerimientos actuales en que se pide al trabajador sea multifuncional y en donde el trabajo en equipos multidiciplinarios cambia la forma en que se asume la dirección en un proyecto específico.

7.       Otro foco de interés reciente es la elaboración de Normas Técnicas de Competencia Laboral en las que se establecen los conocimientos, habilidades y actitudes que requiere una función específica (Catalan0, 2006)

8.       Enseguida presentamos un ejemplo de cómo se puede elaborar un análisis de puesto a partir de un cuestionario.

 

Estas son las preguntas mas frecuentes que se realizan  al elaborar un análisis de puesto aquí se indican las preguntas y los datos que se  obtendrán para el documento final en algunos apartados se incluyen algunas explicaciones adicionales.

 

I. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

 

¿Cuál es el nombre de la institución en la que labora?

 

Dato que se obtendrá:

 

INSTITUCIÓN: A515TE:Educación asistida por computadora

 

¿Cuál es puesto o la función que desempeña y  la posición del que ocupa dentro de la organización?

 

Dato que se obtendrá:

 

DIRECCIÓN: General

 

SUBDIRECCIÓN:  Subdirección administrativa.

 

DEPARTAMENTO: Departamento de Recursos Humanos.

 

ÀREA: Área de Capacitación.

 

PUESTO: Instructor Interno.

 

UBICACIÓN DEL PUESTO: Subdirección  Administrativa

                                                     Departamento de Recursos Humanos

                                                                                          Área de Capacitación

 

¿Existe algún código que tenga asignado su puesto?

 

Dato que se obtendrá:

 

CLAVE DEL PUESTO: CAP01

 

¿Cuál es el nivel salarial que tiene asignado su puesto?

 

Dato que se obtendrá:

NIVEL: 27A

 

 

¿A quién  reporta usted los resultados de las actividades que realiza?

 

Dato que se obtendrá:

 

REPORTA A: Responsable del área de capacitación.

 

¿A quién supervisa usted en sus labores?

 

Dato que se obtendrá:

 

SUPERVISA A: Ninguno

 

¿Con quién tiene que mantener comunicación como parte de su trabajo dentro y fuera de la empresa?

 

Dato que se obtendrá:

 

RELACIONES INTERNAS CON:  Instructores, participantes en curso

 

RELACIONES EXTERNA CON:  Capacitadores externos

 

¿Cuánto es su ingreso mensual?

 

Dato que se obtendrá:

 

SALARIO: $10,000.00 mensuales

           

¿Qué tipo de funciones desempeña de dirección, de coordinación  u operativas?

 

Dato que se obtendrá:

CATEGORÍA: Operativo, mando medio o directivo

 

¿En qué horario desempeña usted sus actividades?

 

Dato que se obtendrá:

 

HORARIO: 9:00 a 16:00 hrs.

 

 

 

 

 

¿En qué lugar desempeñara usted sus funciones?

 

Dato que se obtendrá:

 

ADSCRIPCIÓN: Dirección General de Recursos Humanos, Edificio de Capacitación. Av. 15 de septiembre. Col.  Independencia. Oaxaca, Oaxaca.

 

¿Cuál es  la función o funciones generales  que usted desempeña dentro de esta organización?

 

Dato que se obtendrá:

                                                                                        

DESCRIPCIÓN GENÉRICA:

Planear, organizar,  ejecutar y evaluar el desarrollo de acciones de capacitación.

 

¿Cuáles son las  funciones específicas que desarrolla usted dentro de la organización?

 

Dato que se obtendrá:

 

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA:

 

·        Funciones didácticas

Planear las actividades de capacitación elaborando: cartas descriptivas (planes de clase), exámenes o evaluaciones, recursos didácticos (textos de apoyo, presentaciones, etc.) .

Realizar la investigación bibliográfica para fundamentar las actividades de capacitación.

Impartir las conferencias, cursos  o actividades de capacitación programadas.

Evaluar el aprendizaje de los capacitandos al inicio y final del curso y  las actividades de capacitación desarrolladas.

Elaborar los informes  técnicos de las actividades de capacitación desarrolladas

 

·        Funciones administrativas

Promover las actividades de capacitación dentro y fuera de la organización.

Confirmar las actividades de capacitación que tiene programadas

Establecer un programa de  trabajo de las actividades de capacitación, que incluya metas específicas y cumplirlas.

Proporcionar programa de trabajo a capacitandos  y supervisores.

Entregar calificaciones a los capacitandos.

Integrar los expedientes de las actividades realizadas.

Realizar un informe de las actividades realizadas y entregarlo al área que administra la capacitación.

Proponer mejoras a las actividades que realiza.

Asistir a las reuniones de planeación.

Asistir a las actividades de capacitación técnica y didáctica que se les programen.

Actualizar su currículo profesional  y proporcionar copias de documentos comprobatorios

Asistir puntualmente a todas sus clases.

Firmar la lista de asistencia respectiva.

Tomar la lista de asistencia  a los capacitandos.

Solicitar el equipo audiovisual de acuerdo al reglamento interno y reguardar el equipo durante el préstamo.

Realizar con anticipación los trámites para visitas académicas y viajes de prácticas.

Cumplir el reglamento y vigilar su cumplimiento por parte de los capacitandos

 

En este apartado es conveniente que las funciones que se incluyan se ordenen de tal manera que se observe una secuencia lógica en las actividades que tenga que desempeñar el trabajador. También es conveniente incluir un apartado con funciones comunes que desarrollen todos los puestos y en el caso de que dirija personal las funciones correspondientes. En este caso estas serían las preguntas.

 

 

¿Cuáles son las funciones que usted comparte con todo el personal de la organización?

 

Datos que se obtendrán:

 

FUNCIONES GENERALES:

Cumplir con las instrucciones de los directivos y o encargados.

Asistir al trabajo de acuerdo al horario asignado para ingreso y comidas.

Mantener aseada su área de trabajo.

Organizar y clasificar su área de trabajo.

Asistir  a reuniones de trabajo.

Colaborar en actividades especiales  de acuerdo a la comisión que se le asigne

Cumplir con las medidas de seguridad e higiene en el trabajo dentro y fuera de las instalaciones (uniformes, etc.).

Elaborar un plan de trabajo o bitácora  de sus actividades.

Elaborar reportes de sus actividades.

Participar en la evaluación de sus actividades.

Participar en actividades de capacitación.

Solicitar por escrito los materiales que utilizará para sus actividades y dar buen uso a los mismos.

Reportar cualquier incidente que afecte la buena marcha de la empresa

 

 

¿Cuáles son las funciones qué realiza si usted dirige personal?

 

Datos que se obtendrán:

 

ACTIVIDADES DE COORDINACIÓN DE PERSONAL:

Participar en la realización de  los  requerimientos de personal de su área, en la definición del perfil de puesto, en el proceso de selección y contratación.

Proporcionar al personal a su cargo la inducción y  la capacitación  necesaria  para que desempeñe óptimamente sus funciones.

Verificar que  el personal a su cargo cuente con los objetivos, las funciones de su puesto  y  el  reglamento interno por escrito.

Verificar que el personal a su cargo cuente con sus procedimientos definidos por escrito.

Verificar que el personal a su cargo elabore un plan de actividades diario o periódico según el puesto.

Verificar el cumplimiento del reglamento interno.

Realizar supervisiones y evaluaciones del desempeño de sus colaboradores, así como incentivar el buen desempeño y establecer las medidas correctivas correspondientes para el  desempeño inadecuado o las violaciones al reglamento interno.

Promover el desarrollo personal de sus colaboradores.

Reportar los incidentes que ocurran en su área a sus jefes inmediatos.

Mantener un clima  de armonía en el trabajo  de tal manera que se logren los objetivos de trabajo.

Verificar que cuando existan ausencias de compañeros del área se redistribuyan las actividades de tal manera que se logren los objetivos.

Vigilar que sus colaboradores ofrezcan un buen servicio al cliente.

Verificar el cumplimento estricto de las medidas de seguridad  del personal a su cargo.

Participar en  la planeación de los recursos materiales  que se requerirán en su área para su buen desempeño.

Vigilar el uso racional de los recursos materiales que se utilizan en su área.

 

 

II. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO

 

¿Qué conocimientos debe poseer para desarrollar apropiadamente sus funciones?

 

Datos que se obtendrán:

 

CONOCIMIENTOS REQUERIDOS:

 

Explicar los fundamentos teóricos y filosóficos  que sustentan  las acciones que realiza en su práctica docente

Explicar el modelo de sistematización de la enseñaza en que sustentan  las acciones que realiza en su práctica docente

 

¿Qué habilidades debe poseer para desarrollar apropiadamente sus funciones?

 

Datos que se obtendrán:

 

HABILIDADES REQUERIDAS:

 

Elaboración de objetivos de aprendizaje

Elaboración de instrumentos de evaluación

Diseño experiencias de aprendizaje

Habilidades de exposición.

Elaboración de cartas descriptivas y planes de clase

Habilidades de comunicación asertiva.

Habilidades de manejo de grupos educativos

Elaboración y manejo de recursos didácticos.

Preferentemente elementos básicos de word, excel, power point y navegación en páginas web.

Elaborar materiales de autocapacitación.

Elaboración de audiovisuales educativos.

 

Una buena forma de saber si estos apartados se desglosaron apropiadamente es preguntarse si de esta información se podrían desprender actividades de capacitación. Por ejemplo si en el apartado de conocimiento se señala que el trabajador debería explicar los modelos de sistematización de la enseñanza, de esta información se puede desprender el nombre de un curso de actualización “Modelos de sistematización de la enseñanza”. En cambio si en el apartado de habilidades se incluye  el término responsabilidad y disciplina será muy difícil desprender de estos término el nombre de un curso sobre “responsabilidades en el trabajo”. En este último caso probablemente sea conveniente eliminar dichos términos e incluir habilidades estrechamente relacionadas con el trabajo.

 

 

¿Qué nivel de estudios se requiere para poder realizar el trabajo?

 

Datos que se obtendrán:

 

ESCOLARIDAD:

 

Nivel Superior: Licenciatura con título (Obligatorio) o comprobar experiencia en el área en que impartirá cursos.

Postgrado: Maestría  y/o Doctorado  (Preferentemente)

Especialidad o diplomados  (Deseables)

 

¿Qué equipo manejará  como parte de sus actividades?

 

Datos que se obtendrán:

 

MANEJO DE EQUIPO:

 

Preferentemente manejo del equipo de cómputo y audiovisual (proyector de acetatos, proyector de cañón,  cámara de video, DVD)

 

¿Qué lenguas necesita dominar para desarrollar su trabajo?

 

Datos que se obtendrán:

 

IDIOMA:

 

Preferentemente  Lectura en inglés.

 

 

 

¿Qué experiencia ( en cuanto a la tarea, el puesto y la organización)  necesita tenerse para poder desarrollar estas funciones?

 

Datos que se obtendrán:

 

EXPERIENCIA:

 

Mínima en el campo profesional relacionado con la materia: 1 año.

Mínima en actividades de capacitación: 1 Año o haber tomado el curso de formación de instructores

 

OTRO TIPO DE EXPERIENCIA PROFESIONAL:

 

Preferentemente  haber recibido cursos de capacitación (20 horas en el último año)

Preferentemente hacer impartido cursos de capacitación (20 horas en el último año)

Preferentemente  haber participado en organización de  eventos académicos

Preferentemente  haber participado como ponente  de  eventos académicos

Preferentemente  haber participado como asistente  de  eventos académicos

Preferentemente haber publicado investigación  en revistas especializadas

Preferentemente haber publicado artículos en diversos impresos

Preferentemente haber participado en la edición de un libro

Preferentemente haber  participado en asesorías de trabajos de titulación o investigación

Preferentemente haber participado como administrador de actividades docentes

 

 

¿De que valores monetarios, materiales, bienes muebles e inmuebles, equipo, actividades y trámites es responsable?

 

Datos que se obtendrán:

 

RESPONSABILIDAD:

 

A) En cuanto a valores monetarios:

Ninguna.

 

B) En cuanto a materiales: 

Es responsable del manejo de listas de asistencia,  exámenes, audiovisuales y materiales para el desarrollo del curso.

 

C) En cuanto a bienes muebles e  inmuebles:

Es responsable del cuidado de las instalaciones y del  mobiliario  que se encuentran en el aula durante la impartición del curso.

 

 

D) En cuanto a equipo:

Es responsable del cuidado del material de apoyo que sea prestado por la Institución como lo son proyector de acetatos, cañón, TV, cámara de video, DVD, grabadora o cualquier otro que el curso requiera.

 

E) En cuanto a supervisión:

Es responsable de supervisar el buen uso del material de apoyo y del comportamiento del estudiante en el aula y de la aplicación respectiva del reglamento.

 

F)En cuanto a tramites:

Es responsable de la elaboración y firma de lista de asistencia,  de elaborar los concentrados de las evaluaciones del curso,  de los reporte de las actividades realizadas.

 

Describa las características del lugar en que desarrolla sus actividades

 

Datos que se obtendrán:

 

CONDICIONES DE TRABAJO:

 

El instructor se desempeña en aulas con suficiente ventilación y luz. Las aulas cuentan con luz eléctrica, y están acondicionadas con escritorio, sillas, mesa  y pintarrón

Asimismo se desempeña en biblioteca y sala audiovisual cuando este lo requiera

 

¿Qué equipo de seguridad  debe manejar en su trabajo?

 

Datos que se obtendrán:

 

EQUIPO DE SEGURIDAD QUE MANEJA:

 

Ninguno

 

¿Cuáles son los accidentes o enfermedades que ocurren con mayor frecuencia como parte de su trabajo?

 

Datos que se obtendrán:

 

RIESGOS DE TRABAJO:

 

Existe un riesgo mínimo presentar accidentes de tránsito en el traslado a  las sus actividades de capacitación y de problemas en el aparato fonatorio.

 

 

 

 

 

¿En que consiste la actividad  física que realiza como parte de sus tareas?

 

Datos que se obtendrán:

 

ESFUERZO FÍSICO:

 

Los necesarios para poder desarrollar sin dificultad para poder desarrollar  las funciones de instructor

 

¿Qué exigencias físicas, sensoriales, psicomotrices exige su puesto ?

 

Datos que se obtendrán:

 

REQUISITOS FÍSICOS:

 

Agudeza auditiva: Normal

Agudeza visual: Indistinta

 

¿Qué características socioeconómicas son exigibles para las funciones que se realizan?

 

Datos que se obtendrán:

 

CARACTERÍSTICAS SOCIOECONÓMICAS ESPECÍFICAS:

 

Ninguna

 

¿Qué rasgos psicológicos debe poseer  para desarrollar apropiadamente sus funciones?

 

Datos que se obtendrán:

 

REQUISITOS PSICOLÓGICOS:

 

Inteligencia: Con un CI mayor o igual al término medio.

Personalidad: Sin trastornos mentales orgánicos F00-09, Sin trastornos mentales producidos por el consumo de sustancias  F10-19, Sin esquizofrenia, trastorno esquizotípico y trastornos de ideas delirantes F20-29

Intereses vocacionales : Sociales y en el  área de humanidades. Interés en la enseñanza. Además del perfil propio de su profesión.

Habilidades o aptitudes especificas: Habilidades docentes.

 

 

 

 

 

¿Qué otras características se  deben poseer para desarrollar apropiadamente sus funciones?

 

Datos que se obtendrán:

 

OTRAS CARACTERÍSITICAS:

 

Edad: Indistinta

Sexo: Indistinto                                                          

Estado civil: Indistinto

 

 

Referencias:

 

Clifford (1994) Job Análisis: Why do it, and how should it be done ?. Public personnel Management. 23(2): 321-340.

Catalano, A. (coord.)(2006)  Enseñar y evaluar en formación por competencias laborales: orientaciones conceptuales y metodológicas.. Buenos Aires: BID/FOMIN; CINTERFOR/OIT.

 

 

En caso de citar este documento por favor utiliza la siguiente referencia:  

Aguilar-Morales, J.E.   (2008) El análisis de puesto. México: Asociación Oaxaqueña de Psicología A.C. En http://www.conductitlan.net/analisis_de_puesto.html

 

 

 
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Última actualización 01 de enero del 2011